Laptop, Computer oder Tablet von der Steuer absetzen
Wer sich einen Laptop, Computer oder ein Tablet für den Beruf zulegt, kann diese Kosten oft von der Steuer absetzen. Viele Arbeitnehmer und Selbstständige wissen jedoch nicht, welche Voraussetzungen genau erfüllt werden müssen, welche Nachweise erforderlich sind und wie die steuerliche Geltendmachung in der Steuererklärung funktioniert. Der Fiskus erkennt die Anschaffung sowohl als Werbungskosten bei Angestellten als auch als Betriebsausgaben bei Unternehmern an, sofern das Gerät überwiegend für berufliche Zwecke genutzt wird. Besonders seit den letzten Aktualisierungen der Abschreibungsregeln in den vergangenen Steuerjahren lohnt sich ein genauer Blick - vor allem, weil auch Zubehör und Software steuerlich geltend gemacht werden können.
Wichtig ist vor allem die richtige Dokumentation und Argumentation gegenüber dem Finanzamt. Wer Fehler vermeidet, profitiert häufig von erheblichen Steuervorteilen. Nicht nur teure Notebooks, sondern ebenso günstige Tablets oder All-in-One-Geräte können angesetzt werden. Selbst Schnäppchen oder ältere gebrauchte Laptops sind absetzbar, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Voraussetzungen für das Absetzen von Laptop, Computer oder Tablet in der Steuererklärung
Für die steuerliche Geltendmachung von Computern, Laptops oder Tablets muss eine Nutzung für berufliche, dienstliche oder unternehmerische Zwecke vorliegen. Die Finanzverwaltung unterscheidet klar zwischen privater und beruflicher Nutzung. Damit Sie das Gerät vollständig oder anteilig absetzen können, erwarten die Behörden eine mindestens 10-prozentige Nutzung für den Beruf - also etwa für berufliche E-Mails, Präsentationen, Homeoffice oder dienstliche Recherche. Bei einer Nutzung von mindestens 90 Prozent für den Beruf ist sogar der volle Abzug möglich.
belegFuchs unterstützt Sie bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten & Mahnungen, beim Erfassen der Belege, bei der Kundenverwaltung und vieles mehr.
Der reine Besitz reicht nicht aus: Das Finanzamt verlangt einen glaubhaften Nachweis der beruflichen Verwendung. Wer selbstständig ist oder das Homeoffice nutzt, hat es meist einfacher bei der Argumentation. Arbeitnehmer sollten ihre Tätigkeiten möglichst detailliert beschreiben. Entscheidend sind konkrete Anwendungsfälle, die den beruflichen Nutzen des Geräts nachvollziehbar machen. Es empfiehlt sich, direkt bei Anschaffung die Notwendigkeit und den Einsatz schriftlich festzuhalten, um im Fall von Rückfragen vorbereitet zu sein.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zugehörigkeit des Geräts zum Kalenderjahr: Das Absetzen ist in dem Jahr möglich, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch Gebrauchtgeräte sind absetzbar, sofern ein Beleg oder Kaufvertrag vorliegt. Zudem muss es sich nicht zwingend um ein High-End-Produkt handeln - auch preiswertere Modelle können geltend gemacht werden. Die Kostenobergrenze für den Sofortabzug wurde für einige IT-Geräte vereinfacht, dazu weiter unten mehr.
Berufliche Nutzung: Wann gilt ein Gerät als steuerlich absetzbar?
Ein Gerät gilt dann als steuerlich absetzbar, wenn seine Nutzung überwiegend für den Beruf erfolgt. Diese Regelung kommt allen zugute, die elektronische Geräte regelmäßig im Arbeitsalltag einsetzen. Entscheidend ist nicht, wie oft Sie das Gerät privat nutzen, sondern zu wie viel Prozent Sie es tatsächlich für Ihre beruflichen Tätigkeiten benötigen. Schon der gelegentliche Einsatz für dienstliche Korrespondenz, Projektbearbeitung, virtuelle Meetings oder das Erstellen von Präsentationen spricht für eine anteilige Absetzbarkeit.
Berufsgruppen wie Lehrer, Ärzte, Journalisten, Grafiker, Softwareentwickler und viele andere profitieren besonders, weil der berufliche Einsatz fast schon als selbstverständlich angenommen wird. Dennoch bleibt der Nachweis Ihres Nutzungsverhaltens von großer Bedeutung. Bei gemischter Nutzung wird die Kostenaufteilung anerkannt - zum Beispiel die anteilige Angabe nach dem tatsächlichen beruflichen Anteil in Bezug auf die Gesamtnutzung.
Nachweis der beruflichen Verwendung im Alltag
Die Finanzbehörden vertrauen in vielen Fällen auf eine schlüssige Darstellung des Nutzungsgrades. Für einige Berufsgruppen erfolgt eine automatische Anerkennung eines hohen beruflichen Anteils, zum Beispiel bei Lehrkräften, die Unterrichtsmaterialien digital vorbereiten, oder bei Außendienstmitarbeitern, die ständig am Laptop ihre Kundenkontakte pflegen. Trotzdem kann es hilfreich sein, ein einfaches „Nutzungsprotokoll“ zu führen, wenn der berufliche und private Anteil nicht eindeutig zu trennen ist.
Ein solcher Nachweis kann in Form eines Stundenzettels oder einer Wochenübersicht erfolgen, in dem Sie dokumentieren, wann und wofür Sie das Gerät beruflich eingesetzt haben. Beispielsweise eignet sich eine Tabelle mit Wochentagen, Uhrzeiten und kurzen Erläuterungen zu den Tätigkeiten, wie das Anfertigen von Berichten, das Bearbeiten von E-Mails oder das Erstellen von Präsentationen. Auf diese Weise schaffen Sie einen nachvollziehbaren Beleg, der auch im Rahmen einer Betriebsprüfung Bestand hat.
Beispiele für typische berufliche Anwendungen
Der berufliche Einsatz eines Laptops, Computers oder Tablets findet in vielen Tätigkeitsbereichen statt. Typisch sind etwa die Bearbeitung von Arbeitsdokumenten, Recherche und Datenanalyse für Projekte, die Teilnahme an Online-Meetings oder das Organisieren von Arbeitsabläufen. Auch das Schreiben und Beantworten dienstlicher E-Mails, die Bearbeitung von Präsentationen, Tabellen und Texten sowie die Nutzung beruflicher Software fallen darunter.
Praktische Beispiele: Ein Vertriebsmitarbeiter nutzt das Gerät zur Digitalisierung von Kundendaten, eine Architektin erstellt damit Bauzeichnungen, ein Redakteur bereitet Artikel und Grafiken auf, während ein Arzt Patientendaten verwaltet oder Fortbildungen besucht. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Homeoffice ist der berufliche Nutzen schnell nachweisbar, da viele Abläufe ohne geeignete Hardware nicht möglich wären.
Abzugsfähiges Zubehör: Welche Geräte und Peripherie können Sie steuerlich geltend machen?
Nicht nur das Hauptgerät, sondern auch das direkte Zubehör kann steuerlich angesetzt werden. Hierzu zählen Geräte wie Maus, Tastatur, Monitor, Drucker, Scanner, externe Festplatten sowie Adapter und Netzteile. Alles, was zur beruflichen Nutzung des Laptops, Computers oder Tablets erforderlich ist, kann mit in die Steuererklärung aufgenommen werden. Entscheidend ist, dass Sie das Zubehör ebenfalls überwiegend für die Arbeit verwenden.
Bei Softwarelizenzen, Betriebssystemen oder spezieller Berufsanwendungs-Software gilt dasselbe Prinzip. Auch die laufenden Kosten für Updates, Wartung oder Reparaturen gehören zu den absetzbaren Ausgaben. Sollte ein Gerät beruflich und privat genutzt werden, erfolgt wieder eine anteilige Aufteilung, die nachvollziehbar begründet sein sollte.
Arbeitsmittel rund um Laptop, Computer und Tablet
Arbeitsmittel bilden einen eigenen Kostenblock in der Steuererklärung. Neben Notebooks und Computern umfasst dies alle Geräte, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und direkt für berufliche Zwecke bestimmt sind. Dazu zählen USB-Sticks, Router, Taschen für den sicheren Transport, Tablet-Stifte für Grafiker oder Headsets für digitale Konferenzen. Selbst Aufwendungen für Ersatzteile oder Fachliteratur zum Thema IT werden anerkannt, sofern sie einen erkennbaren Bezug zur Tätigkeit haben.
Wer größere IT-Systeme verwendet, kann sogar mehrere zusammenhängende Geräte als Arbeitsmittel absetzen. Ein gängiges Beispiel: Ein Homeoffice-Arbeitsplatz bestehend aus PC, Monitor, Tastatur und Drucker. Sobald alle Komponenten überwiegend für die Arbeit verwendet werden, kann der Gesamtpreis steuerlich angesetzt werden - auf Wunsch auch anteilig, je nach Nutzungsgrad.
Zubehör, Software und weitere absetzbare Kosten
Neben der Hardware ist auch Software steuerlich relevant. Den Kauf von Office-Anwendungen, Bildbearbeitungsprogrammen oder Cloud-Lösungen akzeptiert das Finanzamt als Kostenpunkt. Achten Sie darauf, dass es sich um beruflich benötigte Software handelt - Spiele oder private Anwendungen sind generell ausgeschlossen. Gleichzeitig zählen Wartungsverträge, Virenschutz-Software und zum Teil sogar Internetkosten (auch hier anteilige Rückrechnung!) zu den relevanten Ausgaben.
Einige Arbeitnehmer und Selbstständige übersehen häufig kleinere Kosten wie Kabel, Adapter, Mauspad oder Reinigungssprays - auch diese Posten lassen sich unter „Sonstige Arbeitsmittel“ geltend machen. Wichtig: Bewahren Sie die Quittungen und Rechnungen aller Zubehörteile sorgfältig zusammen auf, damit Sie auf Rückfragen des Finanzamts vorbereitet sind.
Steuerliche Behandlung: Anschaffungskosten, Abschreibung und schnelle Sofortabschreibung
Die steuerliche Berücksichtigung von Computern, Laptops und Tablets richtet sich nach dem sogenannten Anschaffungspreis. Für Geräte, die Sie ab 2021 erwerben, hat das Bundesfinanzministerium die steuerliche Behandlung deutlich vereinfacht: Jetzt ist es möglich, selbst hochpreisige Geräte sofort vollständig in einem Jahr steuerlich geltend zu machen - vorausgesetzt, das Gerät wird fast ausschließlich beruflich genutzt.
Liegt der Kaufpreis bei bis zu 800 Euro netto (952 Euro brutto), kann traditionell die volle Summe im Jahr des Kaufs abgesetzt werden (sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG). Durch die neue Regelung für digitale Wirtschaftsgüter ist jetzt aber vielfach auch die Sofortabschreibung für teurere Hardware zulässig. Bei gemischter Nutzung erfolgt die Abschreibung nur anteilig entsprechend dem beruflichen Nutzungsgrad.
Einmalige Sofortabschreibung vs. Abschreibung über mehrere Jahre
Bisher war die Abschreibung auf drei Jahre verteilt. Mit den jüngsten steuerlichen Änderungen für Computergeräte besteht nun die Möglichkeit, die Anschaffungskosten i. d. R. sofort als Werbungskosten oder Betriebsausgaben komplett im Jahr des Kaufs geltend zu machen. Das beschleunigt den steuerlichen Vorteil und sorgt für eine schnelle Erstattung in der Einkommenssteuererklärung.
Wird ein Gerät doch gemischt genutzt - also weniger als 90 Prozent für den Job -, muss anteilig angesetzt werden. Sie dürfen also nur den Teil der Kosten steuerlich geltend machen, der Ihrer beruflichen Nutzung entspricht. Die Voraussetzung: Sie können diesen Anteil nachvollziehbar begründen. Eine Abschreibung über die Nutzungsdauer ist weiterhin möglich, wenn Sie dies bevorzugen oder wenn das Finanzamt darauf besteht.
Besondere Regelungen seit den aktuellen Steuerjahren
Seit 2021 gibt es steuerliche Erleichterungen für Computerhardware und Software, die beruflich genutzt wird. Das Bundesministerium der Finanzen erkennt die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ nun mit einem Jahr an, so dass Geräte und Zubehör sofort abgeschrieben werden können. Diese Regel gilt unabhängig vom Preis des Geräts - ideal für alle, die ihre Ausstattung modernisieren möchten.
Das Absetzen ist durch die Neuregelung besonders unkompliziert und attraktiv geworden, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbständige. Sie profitieren von einer schnellen Steuererstattung und minimiertem Verwaltungsaufwand.
Praktische Tipps: So setzen Sie Laptop, Computer oder Tablet korrekt von der Steuer ab
Beim Absetzen von Laptop, Computer oder Tablet ist die lückenlose Dokumentation entscheidend. Alle Rechnungen, Quittungen und Belege rund um die Anschaffung, Zubehör, Software-Abo oder Reparaturen sollten Sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Bewährt hat es sich, einen eigenen Ordner für steuerlich relevante IT-Kosten anzulegen - das erleichtert das Ausfüllen Ihrer Steuererklärung enorm.
Für die Zuordnung innerhalb der Steuererklärung ist bei Arbeitnehmern die Zeile für „Werbungskosten“ vorgesehen, Selbständige und Freiberufler tragen die Ausgaben bei den „Betriebsausgaben“ ein. Halten Sie Austattungslisten getrennt nach Jahr, und notieren Sie sich gleich den beruflichen Nutzungsanteil. So vermeiden Sie Rückfragen des Finanzamtes.
Belege, Nachweise und Dokumentation bei der Steuererklärung
Das A und O: Jede Ausgabe muss durch eine Rechnung oder Quittung nachweisbar sein. Bar- oder Kartenzahlungsbelege reichen nicht - es sollte immer der exakte Kaufgegenstand klar erkennbar sein. Beim Onlinekauf akzeptiert das Finanzamt Ausdrucke oder PDFs der entsprechenden E-Mails. Zusätzlich helfen Lieferscheine oder Garantiekarten, falls der Nachweis einmal verloren geht.
Wer die Geräte anteilig absetzen möchte, führt idealerweise parallel ein einfaches Nutzungstagebuch. Bei Geräten im Homeoffice empfiehlt es sich, auch den Arbeitszimmer-Nachweis aufzubewahren. Besonders sinnvoll: Ergänzen Sie die Belege um einen kurzen Verwendungszweck, aus dem klar wird, dass das Gerät überwiegend beruflich genutzt wird (z. B. „Laptop für Homeoffice und dienstliche Kommunikation“).
Fehler vermeiden und Steuervorteile optimal nutzen
Häufige Fehler sind fehlende Nachweise, zu optimistische Nutzungsquoten oder das Vergessen kleiner Zubehörposten. Wer es versäumt, seine Belege ordentlich zu sammeln, läuft Gefahr, dass das Finanzamt Positionen kürzt oder streicht. Trennen Sie Ihre Ausgaben sauber nach Gerät, Zubehör und Software und geben Sie die berufliche Nutzung realistisch an.
Wenn Sie Zweifel an der richtigen Einordnung haben, kann ein kurzer Anruf beim zuständigen Finanzamt helfen. Zudem empfiehlt es sich, für größere Anschaffungen - insbesondere bei gemischter Nutzung - eine schriftliche Erläuterung beizulegen. So vermeiden Sie Rückfragen und genießen größtmögliche Rechtssicherheit.
