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Word Rechnungsvorlage Screenshot

Rechnungen mit Word schreiben?

Rechnungen mit Word zu schreiben ist nicht nur ein sehr veraltetes Konzept, sondern auch illegal. Erfahren Sie, warum Sie lieber belegFuchs nutzen sollten, um Ihre Rechnungen zu schreiben.

Rechtssicher

Im gegensatz zu Word, ist belegFuchs vollständig GoBD-konform und somit rechtssicher.

Komfort

Rechnungen mit fortlaufender Rechnungsnummer in belegFuchs zu schreiben ist um ein vielfaches einfacher und weniger fehleranfällig.

Buchhaltung

belegFuchs ist nicht nur ein Rechnungsprogramm. Es erstellt auch Ihre Auswertungen und kümmert sich um Mahnungen und Stornierungen.

Verpflichtende Angaben auf Rechnungen

Die Gestaltung von Rechnungen wird im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt – insbesondere in § 14 UStG, der die Ausstellung von Rechnungen definiert. Es ist essenziell, dass alle dort genannten Pflichtangaben vorhanden sind, da sonst der Vorsteuerabzug nicht in Anspruch genommen werden kann.

1. Vollständige Angaben des Rechnungsausstellers

Auf der Rechnung muss der vollständige Name des Unternehmens, das die Leistung erbringt, aufgeführt sein. Ebenso ist die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens anzugeben. Es ist zulässig, den Namen mithilfe von Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbolen darzustellen, sofern deren Bedeutung eindeutig erkennbar ist.

2. Vollständige Angaben des Rechnungsempfängers

Neben den vollständigen Informationen des Ausstellers müssen auch die Daten des Empfängers der Leistung vollständig auf der Rechnung vermerkt werden. Die gleichen Vorgaben bezüglich der Namensnennung gelten hierbei wie beim Rechnungsaussteller.

3. Steuerliche Identifikationsnummer

Jede Rechnung muss die steuerliche Identifikationsnummer des Ausstellers enthalten. Das Gesetz erlaubt hier zwei Varianten: entweder die vergebene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Entscheidung, welche Nummer verwendet wird, richtet sich danach, ob der Empfänger im Ausland ansässig ist. Bei Rechnungen, die innerhalb Deutschlands verschickt werden, können beide Nummern angegeben werden.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, muss eindeutig und tagesgenau angegeben werden. Obwohl das UStG keine spezifischen Vorgaben zum Format macht, empfiehlt es sich, gängige Normen wie die DIN 5008 zu berücksichtigen.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss durch eine fortlaufende Nummer eindeutig identifizierbar sein. Es ist wichtig, dass jede Nummer einmalig vergeben wird, sodass keine zwei Rechnungen die gleiche Nummer tragen.

6. Leistungsübersicht

Die Rechnung muss eine klare Übersicht über die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen bieten. Dabei muss die Art der Leistung sowie die Menge eindeutig dargestellt werden.

7. Liefer- oder Leistungsdatum

Es muss ersichtlich sein, an welchem Tag die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Falls das Lieferdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, kann auf eine separate Angabe verzichtet werden – dies sollte jedoch mit einem Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ kenntlich gemacht werden.

8. Entgelt

Der Nettobetrag (also das Entgelt vor Abzug der Umsatzsteuer) muss detailliert nach den jeweiligen Steuersätzen sowie eventuellen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Zudem sind alle vereinbarten Abzüge wie Rabatte, Boni oder Skonti anzugeben. Wenn die Höhe eines Abzugs, beispielsweise bei Skonti, nicht im Voraus feststeht, muss auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden.

Wird eine Steuerbefreiung in Anspruch genommen, so muss dies ausdrücklich erwähnt werden – eine Nennung der genauen Vorschrift des UStG ist dabei nicht erforderlich.

Rechnungsvorlage

Wichtige Informationen zu der Word Rechnungsvorlage.

Sind Word Rechnungen rechtsgültig?

Aufgrund der GobD-Konformität und gesetzlicher Bestimmungen sind Word-Rechnungen nicht rechtsgültig. Gemäß den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind elektronische Rechnungen dazu verpflichtet, bestimmte Kriterien zu erfüllen, um als rechtsgültig zu gelten. Dazu gehört unter anderem die Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten sowie die Gewährleistung einer revisionssicheren Aufbewahrung.

Word-Dokumente bieten keine ausreichenden Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsmechanismen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Daher sind sie nicht für die Erstellung von rechtsgültigen Rechnungen geeignet. Es wird dringend empfohlen, auf spezielle Rechnungssoftware zurückzugreifen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und elektronische Rechnungen gemäß den GoBD erstellt.

Verstöße gegen diese Bestimmungen können zu rechtlichen Konsequenzen führen, wie beispielsweise der Nichtanerkennung von Rechnungen durch Finanzbehörden oder rechtlichen Strafen. Es ist daher ratsam, bei der Erstellung von Rechnungen die geltenden gesetzlichen Vorgaben zu beachten und auf die Verwendung von Word-Dokumenten zu verzichten.

Was kann passieren, wenn ich mit Word Rechnungen schreibe?
Kann ich die Rechnungsvorlage anpassen?
Warum sollte ich belegFuchs nutzen?