Verpflichtende Angaben auf Rechnungen
Die Gestaltung von Rechnungen wird im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt – insbesondere in § 14 UStG, der die Ausstellung von Rechnungen definiert. Es ist essenziell, dass alle dort genannten Pflichtangaben vorhanden sind, da sonst der Vorsteuerabzug nicht in Anspruch genommen werden kann.
1. Vollständige Angaben des Rechnungsausstellers
Auf der Rechnung muss der vollständige Name des Unternehmens, das die Leistung erbringt, aufgeführt sein. Ebenso ist die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens anzugeben. Es ist zulässig, den Namen mithilfe von Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbolen darzustellen, sofern deren Bedeutung eindeutig erkennbar ist.
2. Vollständige Angaben des Rechnungsempfängers
Neben den vollständigen Informationen des Ausstellers müssen auch die Daten des Empfängers der Leistung vollständig auf der Rechnung vermerkt werden. Die gleichen Vorgaben bezüglich der Namensnennung gelten hierbei wie beim Rechnungsaussteller.
3. Steuerliche Identifikationsnummer
Jede Rechnung muss die steuerliche Identifikationsnummer des Ausstellers enthalten. Das Gesetz erlaubt hier zwei Varianten: entweder die vergebene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Entscheidung, welche Nummer verwendet wird, richtet sich danach, ob der Empfänger im Ausland ansässig ist. Bei Rechnungen, die innerhalb Deutschlands verschickt werden, können beide Nummern angegeben werden.
4. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, muss eindeutig und tagesgenau angegeben werden. Obwohl das UStG keine spezifischen Vorgaben zum Format macht, empfiehlt es sich, gängige Normen wie die DIN 5008 zu berücksichtigen.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss durch eine fortlaufende Nummer eindeutig identifizierbar sein. Es ist wichtig, dass jede Nummer einmalig vergeben wird, sodass keine zwei Rechnungen die gleiche Nummer tragen.
6. Leistungsübersicht
Die Rechnung muss eine klare Übersicht über die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen bieten. Dabei muss die Art der Leistung sowie die Menge eindeutig dargestellt werden.
7. Liefer- oder Leistungsdatum
Es muss ersichtlich sein, an welchem Tag die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Falls das Lieferdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, kann auf eine separate Angabe verzichtet werden – dies sollte jedoch mit einem Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ kenntlich gemacht werden.
8. Entgelt
Der Nettobetrag (also das Entgelt vor Abzug der Umsatzsteuer) muss detailliert nach den jeweiligen Steuersätzen sowie eventuellen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Zudem sind alle vereinbarten Abzüge wie Rabatte, Boni oder Skonti anzugeben. Wenn die Höhe eines Abzugs, beispielsweise bei Skonti, nicht im Voraus feststeht, muss auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden.
Wird eine Steuerbefreiung in Anspruch genommen, so muss dies ausdrücklich erwähnt werden – eine Nennung der genauen Vorschrift des UStG ist dabei nicht erforderlich.
