Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein von Ihnen selbst erstellter Beleg über eine geschäftliche Ausgabe, für die kein Originalbeleg vorhanden ist. Er fungiert als Ersatzbeleg in der Buchhaltung und ermöglicht es Ihnen, die betreffende Ausgabe dennoch ordnungsgemäß zu dokumentieren und steuerlich geltend zu machen. Eigenbelege sind insbesondere im Umfeld von kleineren Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen von Bedeutung, da hier häufig Ausgaben anfallen, für die es keine Quittungen oder Rechnungen gibt.
Beispiele für Situationen, in denen ein Eigenbeleg zum Einsatz kommt, sind etwa das Bezahlen einer Parkgebühr an einem Automaten ohne Quittung, Trinkgelder, Spenden ohne Spendenquittung oder der Verlust eines Originalbelegs. In all diesen Fällen kann ein korrekt erstellter Eigenbeleg dazu beitragen, die Ausgaben dennoch in der Buchhaltung zu erfassen und somit die Geschäftsvorgänge transparent zu halten.
Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg sollte stets die gleichen Angaben enthalten wie ein regulärer Beleg. Dazu gehören:
- Bezeichnung des Belegs (Eigenbeleg)
- Datum
- Betrag
- Art des Belegs z.B. Privateinlage
- Unterschrift des Ausstellers
Um einen Eigenbeleg zu erstellen, können Sie auf vorgefertigte Vorlagen zurückgreifen. Hier finden Sie eine kostenlose Word Eigenbeleg Vorlage zum Download. Diese können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen und ausdrucken.
Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen
Ein wichtiger Punkt, den viele übersehen: Mit einem Eigenbeleg können Sie ausschließlich die Betriebsausgabe selbst nachweisen – nicht jedoch die Vorsteuer geltend machen. Der Vorsteuerabzug ist nach § 14 und § 15 UStG nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung möglich, auf der die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist. Da ein Eigenbeleg von Ihnen selbst und nicht vom leistenden Unternehmen ausgestellt wird, erfüllt er diese Voraussetzung nicht. Sie können die Ausgabe also als Betriebsausgabe verbuchen, die enthaltene Vorsteuer aber nicht abziehen.
Bis zu welchem Betrag wird ein Eigenbeleg akzeptiert?
Eine feste gesetzliche Obergrenze für Eigenbelege gibt es nicht – das Finanzamt entscheidet im Einzelfall. In der Praxis hat sich aber ein Richtwert etabliert: Kleinere Beträge bis etwa 150 bis 250 Euro werden meist ohne große Rückfragen akzeptiert, sofern sie plausibel begründet sind. Bei höheren Summen oder wenn auffällig häufig Eigenbelege statt echter Rechnungen auftauchen, prüfen die Finanzbehörden genauer und können den Betriebsausgabenabzug im Zweifel verweigern. Eigenbelege sollten daher die Ausnahme bleiben – je vollständiger Datum, Betrag, Grund und Unterschrift dokumentiert sind, desto eher wird der Beleg anerkannt.