Alle Pflichtangaben und wichtige Hinweise zur Gutschrift
Gutschriften sind ein wichtiges Instrument in der Geschäftswelt, insbesondere im B2B-Bereich. Sie werden oftmals genutzt, wenn der Zahlungsempfänger – etwa ein Selbstständiger, ein Freelancer oder ein Vertriebspartner – keine klassische Rechnung erstellt. Die Gutschrift gilt als umgekehrte Rechnung und wird vom Leistungsempfänger, also Ihrem Unternehmen, ausgestellt. Sie unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird.
Damit Sie bei der Ausstellung Ihrer Gutschrift nichts vergessen, zeigen wir Ihnen die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben gemäß § 14 UStG sowie typische Stolperfallen in der Praxis.
Was genau ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist eine besondere Form der Abrechnung, die umsatzsteuerlich als Rechnung gilt. Sie wird nicht vom leistenden Unternehmer, sondern vom Leistungsempfänger oder Kunden anstelle einer klassischen Rechnung erstellt – beispielsweise bei Provisionszahlungen, Werbeeinnahmen, Subunternehmern oder im Affiliate-Marketing.
Wichtig: Die Begriffe „Gutschrift“ und „Stornorechnung“ werden im Alltagsgebrauch manchmal verwechselt. Eine Stornorechnung dient der Korrektur, während die Gutschrift als eigenständiges Abrechnungsdokument fungiert.
Wann ist eine Gutschrift zulässig?
Eine Gutschrift darf nur dann genutzt werden, wenn beide Parteien – also der Leistungserbringer und der -empfänger – diesem Verfahren zustimmen. Die Gutschrift ist zulässig, solange der Empfänger keine Rechnung stellt und mit dem Gutschriftverfahren einverstanden ist. Gibt es Einwände gegen den ausgewiesenen Betrag, muss die Gutschrift umgehend berichtigt werden.
Pflichtangaben auf einer Gutschrift gemäß § 14 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des Gutschrifterstellers (Leistungsempfänger) und des Leistungserbringers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gutschriftausstellers
- Ausstellungsdatum der Gutschrift
- Eindeutige, fortlaufende Gutschriftnummer zur eindeutigen Identifikation
- Leistungsdatum bzw. Zeitraum der erbrachten Leistung oder Lieferung
- Umfang und Art der Leistung bzw. der gelieferten Waren
- Nettoentgelt, Steuersatz (bzw. Steuerbefreiung) und Steuerbetrag – detailliert aufgeschlüsselt
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die entsprechende gesetzliche Vorschrift
- Der Hinweis „Gutschrift“ muss deutlich als Überschrift erkennbar sein
- Bankverbindung (sofern relevant) für die Zahlung
Fehlen Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen oder das Dokument wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Eine Gutschrift ohne die klare Bezeichnung „Gutschrift“ ist beispielsweise als Formalfehler problematisch.
Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung
In der täglichen Buchhaltung werden Gutschrift und Stornorechnung häufig miteinander verwechselt. Während die Gutschrift eine eigene Art der Abrechnung ist, dient die Stornorechnung (oder Korrekturrechnung) der nachträglichen Berichtigung bereits ausgestellter Rechnungen. Für das Finanzamt sind beide Dokumente streng zu unterscheiden.
Wann wird in der Praxis eine Gutschrift genutzt?
- Provisionen im Vertrieb und für Handelsvertreter
- Kooperationen im Affiliate- oder Influencer-Marketing
- Abrechnung von Subunternehmern ohne eigene Rechnungsstellung
- Vertriebspartner-Abrechnungen, bei denen der Leistungsempfänger mehr Informationen hat als der Leistungserbringer
- Nachträgliche Boni oder Rückvergütungen
In allen Fällen muss der Beleg mit dem Begriff „Gutschrift“ versehen sein und alle Pflichtangaben enthalten.
Häufige Fehlerquellen bei der Gutschriftsstellung
- Fehlende oder falsche Bezeichnung als „Gutschrift“
- Nicht eindeutige oder doppelt vergebene Gutschriftnummern
- Unvollständige Leistungsbeschreibung
- Fehlende Steuernummer/USt-ID
- Kein Leistungszeitraum angegeben
- Keine Zustimmung des Leistungserbringers zum Gutschriftverfahren
PDF, Word oder Buchhaltungssoftware?
Für gelegentliche Gutschriften mag eine Word-Vorlage ausreichend erscheinen – im Hinblick auf GoBD, Revisionssicherheit und Archivierung empfiehlt sich jedoch eine professionelle Buchhaltungssoftware. Nur so erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen, vermeiden Formfehler, sorgen für einheitliche Nummernkreise und haben jederzeit Zugriff auf Ihre elektronisch archivierten Belege.
Fazit
Die Gutschriftsstellung bietet viele Vorteile und ist in vielen Branchen Standard. Mit einer kostenlosen Gutschriftvorlage können Sie einfach und schnell Gutschriften erstellen. Achten Sie jedoch stets auf alle Pflichtangaben. Für eine rechtssichere, digitale Abwicklung empfehlen Experten ein Buchhaltungsprogramm wie belegFuchs, das Sie automatisch auf fehlende Angaben und Formfehler hinweist und rechtssichere GoBD-konforme Dokumente erstellt.