Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen sind eine Form der Rechnungsstellung, bei der eine Anzahlung oder Vorauszahlung vom Kunden verlangt wird, bevor die Leistungen vollständig erbracht wurden. Sie dienen dazu, den Auftragnehmer finanziell abzusichern, insbesondere bei längeren Projekten oder Dienstleistungen, bei denen noch keine oder nur teilweise Leistungen erbracht wurden. Im Gegensatz dazu stehen Teilrechnungen, die für bereits erbrachte Teilleistungen ausgestellt werden.

Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen können mehrmals aus einem Angebot erstellt werden, solange ein offener Betrag besteht. Zum Abschluss eines Angebots wird eine Schlussrechnung erstellt, in der alle vorherigen Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen aufgeführt und verrechnet werden. In der Schlussrechnung werden die Positionen des ursprünglichen Angebots dargestellt, gefolgt von Tabellen zur Verrechnung der Abschlags- und Teilrechnungen mit Details wie Datum, Rechnungsnummer, Steuersatz, Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobeträgen sowie Summen. Abschließend folgt die Berechnung des verbleibenden Betrags.

In belegFuchs können Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen aus einem bestehenden Angebot erstellt werden. Dies ermöglicht eine strukturierte Abrechnung, bei der der offene Betrag des Angebots berücksichtigt wird.

Abschlagsrechnung erstellen

Voraussetzungen

Sie müssen ein bestehendes Angebot in belegFuchs haben, aus dem die Rechnung generiert werden soll.
Der offene Betrag des Angebots muss größer als null sein, da Abschlagsrechnungen nur für offene Beträge erstellt werden können.
Bereits erstellte Rechnungen aus dem Angebot werden automatisch berücksichtigt und abgezogen, um den offenen Betrag zu berechnen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Zum Angebot navigieren

Gehen Sie in Ihrem belegFuchs-Dashboard zum relevanten Angebot.
Öffnen Sie das Menü des Angebots.
Klicken Sie auf "Rechnung erzeugen". Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechnungsdetails konfigurieren können.

Schritt 2: Das Fenster zur Rechnungserstellung verstehen

Das Fenster zeigt eine Übersicht über das Angebot und ermöglicht die Auswahl des Rechnungstyps. Es enthält folgende Elemente:

Angebotsbetrag: Der Gesamtbetrag des Angebots (brutto).
Bereits erstellte Rechnungen: Die Summe aller bisherigen Rechnungen aus diesem Angebot (brutto), falls vorhanden.
Einzelne Rechnungen: Eine Auflistung jeder bestehenden Rechnung oder Rechnungsentwurfs mit Links zu den Details, dem Rechnungstyp (z. B. Abschlagsrechnung) und dem Betrag (brutto).
Noch offener Betrag: Der verbleibende Betrag (brutto), der noch nicht abgerechnet wurde, inklusive des prozentualen Anteils (z. B. "X % offen").

Schritt 3: Rechnungstyp auswählen

Wenn der offene Betrag größer als null ist, erscheint eine Auswahl für den Rechnungstyp:
- Schlussrechnung: Für den Fall, dass alle Leistungen erbracht wurden und das gesamte Angebot in eine finale Rechnung umgewandelt werden soll. Beschreibung: "Alle Leistungen erbracht. Wählen Sie diese Option, wenn Sie das Angebot vollständig in eine Rechnung umwandeln möchten."
- Teilrechnung: Für Teilleistungen, die bereits erbracht wurden. Beschreibung: "Teilleistung bereits erbracht."
- Abschlagsrechnung: Wählen Sie diese Option für eine Anzahlung, bei der noch keine Leistungen erbracht wurden. Beschreibung: "Anzahlung / noch keine Leistung erbracht."
Wählen Sie "Abschlagsrechnung" aus, um fortzufahren.

Schritt 4: Betrag oder Prozentsatz festlegen

Nach Auswahl von "Abschlagsrechnung" (oder "Teilrechnung") erscheint eine weitere Eingabe:
- Betragstyp: Wählen Sie zwischen "Prozentual" oder "Fester Betrag".
  - Prozentual: Geben Sie einen Prozentsatz ein (z. B. 50 %), der vom offenen Betrag des Angebots berechnet wird. Das Feld erlaubt Dezimalzahlen ohne Nachkommastellen und endet mit "%".
  - Fester Betrag: Geben Sie einen festen Betrag ein (z. B. 1000 €).
Der eingegebene Wert muss gültig sein und darf den offenen Betrag nicht überschreiten, da sonst ein Fehler auftreten könnte.

Schritt 5: Rechnung erstellen

Klicken Sie auf "Erstellen".
Das System leitet Sie zur Rechnungs-Erstellungsseite weiter, wo Sie die Rechnung finalisieren, bearbeiten und speichern können. Die Rechnung wird als "Abschlagsrechnung" markiert und vom offenen Betrag des Angebots abgezogen.

Wichtige Hinweise

Offener Betrag: Der offene Betrag wird dynamisch berechnet als Differenz zwischen dem Angebotsbetrag und der Summe aller bestehenden Rechnungen. Der prozentuale Anteil wird ebenfalls angezeigt.
Mehrere Rechnungen: Sie können mehrere Abschlagsrechnungen oder Teilrechnungen aus einem Angebot erstellen, solange ein offener Betrag besteht. Jede neue Rechnung berücksichtigt die vorherigen.
Entwürfe und Status: Bestehende Rechnungen oder Entwürfe werden in der Tabelle aufgelistet. Entwürfe können über Links bearbeitet werden.
Einschränkungen: Wenn der offene Betrag null oder negativ ist, ist die Erstellung deaktiviert. Stellen Sie sicher, dass das Angebot nicht vollständig abgerechnet ist.