Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung
Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung müssen bestimmte Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sein. Nur wenn diese vollständig angegeben sind, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen.
1. Angaben zum Aussteller
Die Abschlagsrechnung muss den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens enthalten. Abkürzungen oder Unternehmenskennzeichen sind zulässig, sofern sie eindeutig zuordenbar sind.
2. Angaben zum Leistungsempfänger
Auch die vollständigen Daten des Kunden bzw. Leistungsempfängers müssen eindeutig angegeben werden – analog zu den Anforderungen beim Aussteller.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers ist zwingend erforderlich. Bei innerdeutschen Abschlagsrechnungen ist die Angabe einer der beiden Nummern ausreichend.
4. Abschlagsrechnungsdatum
Das Ausstellungsdatum muss klar ersichtlich sein. Für eine professionelle Außendarstellung empfiehlt sich die Formatierung nach DIN 5008.
5. Eindeutige Abschlagsrechnungsnummer
Jede Abschlagsrechnung benötigt eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Sie dient der eindeutigen Zuordnung und Nachvollziehbarkeit.
6. Beschreibung der Leistung
Die erbrachte Teilleistung oder der bereits abgerechnete Anteil der Gesamtleistung muss klar beschrieben sein – inklusive Mengenangaben, Leistungszeitraum oder relevanten Details.
7. Leistungs- oder Lieferdatum
Es muss erkennbar sein, wann die Leistung erbracht wurde. Ist das Datum identisch mit dem Rechnungsdatum, kann ein entsprechender Hinweis ergänzt werden.
8. Entgelt und Steuerangaben
Der Nettobetrag der Teilrechnung muss nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen werden. Rabatte, Skonti oder vereinbarte Abzüge sind ebenfalls darzustellen bzw. zu erläutern, wenn die Höhe noch nicht feststeht.