Betriebsprüfung: Was tun, wenn das Finanzamt kommt?

Wer eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt erlebt, steht häufig vor zahlreichen Fragen: Was genau prüft das Finanzamt? Wer kann wann und warum geprüft werden? Welche Unterlagen müssen Sie vorlegen? Die Unsicherheit ist häufig groß, dabei gilt: Eine gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung ist entscheidend, um unangenehme Überraschungen oder sogar Nachzahlungen zu vermeiden. Direkt zu Beginn sei gesagt: Die meisten Unternehmen und Selbstständigen müssen irgendwann mit einer Betriebsprüfung rechnen. Gerade Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten in der Buchführung sind dabei häufige Auslöser.

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Die Dauer und Intensität einer Betriebsprüfung hängt stark von der Unternehmensgröße und den Umsatz- bzw. Gewinnverhältnissen ab. Kleinunternehmer sind weniger häufig betroffen – beweist aber Ihre Buchhaltung Lücken oder Fehler, steigt auch hier das Risiko einer spontanen Überprüfung. Großbetriebe dagegen werden regelmäßig geprüft, dort kann die Betriebsprüfung schnell mehrere Wochen dauern. Besonders wichtig: Bleiben Sie ruhig! Mit ordentlichen Unterlagen, klaren Ansprechpartnern und guter Vorbereitung ist der Ablauf meist unkomplizierter als befürchtet.

Was ist eine Betriebsprüfung? Definition und Ziel

Das Finanzamt führt Betriebsprüfungen durch, um zu kontrollieren, ob Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler ihre steuerlichen Pflichten korrekt erfüllen. Bei einer Betriebsprüfung (oft auch als Außenprüfung bezeichnet) werden sämtliche relevante Steuerunterlagen, Belege, Bilanzen und Geschäftsvorgänge eines bestimmten Zeitraums umfassend überprüft. Das Ziel ist es, Fehler, Unstimmigkeiten und mögliche Steuerverkürzungen zu erkennen.

Die Prüfung beschränkt sich meist auf einen Zeitraum der letzten drei Jahre, kann bei besonderen Auffälligkeiten aber auch weiter ausgedehnt werden. Neben den klassischen Steuerarten wie Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer werfen die Prüfer auch einen Blick auf Sozialversicherungsbeiträge oder Sonderfälle wie Investitionsabzugsbeträge. Eine Betriebsprüfung kann als Routineüberprüfung erfolgen, aber ebenso auch aus konkretem Anlass heraus (etwa bei Verdacht auf Steuerhinterziehung).

Während der Betriebsprüfung hat der Prüfer das Recht, alle steuerrelevanten Unterlagen vor Ort einzusehen, Fragen zu stellen und auch auf Ihre EDV-Systeme zuzugreifen. Die Durchführung folgt klaren gesetzlichen Vorgaben, unter anderem sind sie in der Abgabenordnung und in der Betriebsprüfungsordnung geregelt. Am Ende steht ein Prüfungsbericht, der für Sie entscheidend wird: Ergibt sich daraus eine Steueränderung, folgt ein geänderter Steuerbescheid und – im ungünstigen Fall – eine Nachzahlung und ggf. Zinsen oder Strafen.

Wer kann vom Finanzamt geprüft werden? Betroffene Unternehmen und Selbstständige

Grundsätzlich kann das Finanzamt jedes Unternehmen in Deutschland einer Betriebsprüfung unterziehen – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform. Das betrifft kleine Start-ups ebenso wie Einzelunternehmen, Freiberufler, Landwirte, Mittelständler oder große Kapitalgesellschaften. Die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung hängt jedoch vor allem von Ihren Umsätzen und Gewinnen ab. Je höher diese sind, desto kürzer werden in der Regel die Prüfungsintervalle. Kleinstbetriebe geraten meist nur nach dem Zufallsprinzip oder bei Auffälligkeiten ins Visier.

Freiberufler und Selbstständige arbeiten häufig ohne eigene Büro- oder Geschäftsräume – trotzdem gelten die gleichen Pflichten. Auf Wunsch kann die Prüfung aber im Finanzamt oder beim Steuerberater stattfinden, falls keine geeigneten Räume zur Verfügung stehen. Auch Privatpersonen können theoretisch geprüft werden, meist passiert das jedoch nur ab Einkünften von über 500.000 Euro aus nichtselbstständiger Arbeit.

Die Einteilung der Unternehmen erfolgt für die Betriebsprüfung in sogenannte Größenklassen, die in der Betriebsprüfungsordnung festgelegt sind. Für Handelsbetriebe, Freie Berufe, Fertigungsbetriebe und andere Branchen gelten je eigene Grenzwerte nach Umsatz oder Gewinn. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über einige typische Größenklassen:

Die Größe Ihres Betriebs beeinflusst die Häufigkeit und Dauer der Prüfungen erheblich. Während Großbetriebe oft im Abstand von drei bis fünf Jahren geprüft werden, müssen Kleinstunternehmen seltener mit einem Besuch rechnen.

Gründe und Auslöser für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Eine Betriebsprüfung kann rein stichprobenartig, zufällig oder auf Basis bestimmter Risikofaktoren angeordnet werden. In der Praxis gibt es jedoch einige typische Auslöser für Prüfungen: Besonders häufig prüft das Finanzamt Unternehmen, deren Steuererklärungen Lücken oder Unstimmigkeiten aufweisen. Auch verspätete Abgabe, stark schwankende Gewinne oder wiederholt hohe Steuernachzahlungen sind Warnsignale für die Finanzverwaltung.

Darüber hinaus kann die Prüffrequenz steigen, wenn Ihre Angaben zu stark von den Branchenrichtwerten abweichen oder Sie im Vergleich zu Vorjahren unerklärliche Abweichungen zeigen. Noch kritischer wird es, wenn ein Verdacht auf Steuerhinterziehung oder grobe Verstöße gegen die Buchführungspflichten besteht – in solchen Fällen kann auch eine unangekündigte Prüfung ohne vorherige Anordnung erfolgen.

Bestimmte Geschäftsvorfälle wie viele Barumsätze, internationaler Handel, wiederholte Nullmeldungen bei der Umsatzsteuer oder eine auffällig geringe Steuerlast trotz hoher Umsätze können ebenfalls einen Anlass zur Betriebsprüfung bieten. Nicht zuletzt können auch anonyme Anzeigen oder Meldungen von Kunden bzw. Mitarbeitern das Prüfinteresse wecken. In jedem Fall gibt es keine absolute Garantie, von einer Prüfung verschont zu bleiben – Sorgfalt und Transparenz bei Ihren Finanzen sind der beste Schutz.

Ablauf der Betriebsprüfung: Vorbereitung, Durchführung, Abschluss

Die Betriebsprüfung ist klar strukturiert, meist beginnt alles mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung. Diese wird Ihnen etwa zwei bis vier Wochen vor dem eigentlichen Prüfungstermin zugestellt. Nur bei akuten Verdachtsfällen erscheint der Prüfer unangekündigt.

Ankündigung und Prüfungsanordnung: Was Sie wissen müssen

Vor der eigentlichen Betriebsprüfung erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung, die als offizieller Verwaltungsakt gilt. Sie enthält wichtige Details wie den Prüfungszeitraum (meist drei Jahre), die zu prüfenden Steuerarten, Beginn sowie Ort der Prüfung und die Namen der Prüfer. Beachten Sie, dass der Termin grundsätzlich verschoben werden kann, wenn Sie oder Ihr Steuerberater einen wichtigen Grund wie Krankheit, Urlaub oder dringende Betriebsangelegenheiten nachweisen.

Ein sachlicher und kooperativer Umgang mit dem Prüfer ist von Vorteil. Beantragen Sie ggf. eine schriftliche Formulierung von Prüfungsfragen, um ausreichend Zeit zur Beantwortung zu haben und keine wichtigen Details zu übersehen.

Welche Unterlagen und Daten müssen Sie bereithalten?

Das Finanzamt verlangt während der Betriebsprüfung einen umfassenden Zugriff auf Ihre steuerlich relevanten Unterlagen. Dazu zählen insbesondere folgende Dokumente:

• Buchhaltungsunterlagen (Kassenbücher, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen)
• Handelsbücher und Inventarlisten
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge, Zahlungsbelege, Verträge
• Fahrtenbücher, Nachweise zu Ausgaben und Abschreibungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen (bei Angestellten)
• Gesellschaftsverträge, Gesellschafterbeschlüsse

Auch Ihre elektronischen Buchhaltungsdaten müssen Sie dem Prüfer zugänglich machen. Das bedeutet: Sie müssen entweder direkt Zugriff gewähren, einzelne Datensätze digital bereitstellen oder – falls notwendig – die relevanten Daten auf einem Datenträger übergeben. Wichtig ist hierbei, dass alle Daten GoBD-konform archiviert wurden.

Sind Unterlagen unvollständig oder unsortiert, kann dies zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Schätzungen durch das Finanzamt führen – mit finanziellen Nachteilen für Sie.

Rechte und Pflichten während der Betriebsprüfung

Sie sind verpflichtet, dem Prüfer Zugang zu den Geschäftsräumen und steuerlich wichtigen Unterlagen zu gewähren. Gleichzeitig haben Sie einige Rechte: Der Prüfer darf ausschließlich in dem festgelegten Umfang und Zeitraum prüfen. Eine Ausweitung auf andere Steuerarten oder Jahre ist nur mit neuer Prüfungsanordnung möglich.

Sie können verlangen, dass der Prüfer alle Fragen in schriftlicher Form stellt. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, bestimmte Fragen nur im Beisein Ihres Steuerberaters zu beantworten. Auch ein bestimmter Ansprechpartner im Unternehmen kann benannt werden, der für den Prüfer zur Verfügung steht. Nicht zulässig ist hingegen, dass der Prüfer unangekündigt private Räume durchsucht – hierfür gelten strengere Voraussetzungen und in der Regel ist ein richterlicher Beschluss notwendig.

Ihre Mitarbeit während der Prüfung ist Pflicht. Verzögern Sie bewusst die Vorlage von Belegen, kann das negative Auswirkungen haben und zu Hinzuschätzungen oder Strafen führen.

Ablauf am Tag der Prüfung: Worauf Sie achten sollten

Am Prüfungstag beginnt das Finanzamt mit der Ausweiskontrolle. Danach erhält der Prüfer einen eigenen, möglichst neutralen Arbeitsplatz mit Zugang zu den notwendigen Unterlagen. Nach einer kurzen Anfangsbesprechung startet die Durchsicht der Dokumente. Achten Sie darauf, dass keine nicht prüfungsrelevanten Dokumente offen zugänglich sind.

Oft treten im Verlauf Rückfragen auf, etwa zu bestimmten Buchungen, Auslandsumsätzen oder Fahrtenbüchern. Bleiben Sie stets sachlich, vermeiden Sie Privates im Gespräch (Smalltalk zu Urlauben, Anschaffungen etc. kann zu Missverständnissen führen) und bitten Sie, bei Unklarheiten die Antwort gemeinsam mit dem Steuerberater abzustimmen.

Während der Prüfung sollten Mitarbeiter, die nicht zu den benannten Ansprechpartnern gehören, darauf verzichten, dem Prüfer Auskünfte zu erteilen oder private Details preiszugeben.

Die Schlussbesprechung: Ergebnis und weitere Schritte

Am Ende jeder Betriebsprüfung steht eine Schlussbesprechung. Darin präsentiert der Prüfer seine wesentlichen Feststellungen und gibt Gelegenheit zur Stellungnahme. Insbesondere bei kritischeren Punkten oder vorgeschlagenen Hinzuschätzungen besteht hier die Möglichkeit, Einwände vorzubringen oder nachträgliche Belege zu liefern. Nutzen Sie diese Möglichkeit und bereiten Sie sich darauf vor, idealerweise mit Unterstützung Ihres Steuerberaters.

Erst nach Abschluss der Schlussbesprechung wird ein schriftlicher Prüfungsbericht gefertigt und das Finanzamt erlässt ggf. neue Steuerbescheide. Sie haben das Recht, Einspruch gegen geänderte Steuerbescheide einzulegen, falls Sie mit bestimmten Feststellungen oder Berechnungen nicht einverstanden sind.

Folgen einer Betriebsprüfung: Nachzahlung, Strafen und Ihre Rechte

In aller Regel führt eine Betriebsprüfung zumindest zu leichten Änderungen Ihrer Besteuerungsgrundlagen. Oft entdeckt der Prüfer kleinere Fehler: falsch gebuchte Ausgaben, nicht belegte Vorsteuer oder ungeklärte Einnahmen. Die häufigste Folge sind Steuernachzahlungen. Falls das Finanzamt grob fehlerhafte oder lückenhafte Buchführung feststellt, werden oft Schätzungen des Gewinns vorgenommen – zum Nachteil des Steuerpflichtigen. Zusätzlich dazu können Zinsen fällig werden; derzeit beträgt der Zinssatz 0,5 % pro Monat auf rückständige Steuern.

Im Falle vorsätzlicher Steuerhinterziehung, etwa durch manipulierte Belege oder bewusst unterschlagene Umsätze, droht zusätzlich ein Strafverfahren mit Geld- oder im Extremfall Freiheitsstrafe. Wichtig: Unbeabsichtigte Fehler führen meist „nur“ zu Steuerverkürzungszuschlägen oder bei wiederholtem Fehlverhalten zu Ordnungsgeldern.

Sie haben das Recht, sämtliche Bescheide zu prüfen und ggf. innerhalb eines Monats Einspruch einzulegen. Der Einspruch führt zu einer erneuten, unabhängigen Kontrolle Ihres Falls – im Zweifelsfall können Sie zusätzlich vor dem Finanzgericht klagen.

Typische Fehler und wie Sie diese vermeiden

Häufige Fehler während einer Betriebsprüfung sind eine chaotische oder unvollständige Buchführung, fehlende Belege oder unsortierte Dokumente. Auch übereilte oder widersprüchliche Antworten auf Nachfragen machen keinen guten Eindruck und können zu weiteren Rückfragen oder Hinzuschätzungen führen.

Ein häufiges Problem ist das nicht ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch oder die fehlende Dokumentation privater Nutzungsanteile – hier lohnt sich besondere Sorgfalt. Fehlerhafte Rechnungen (z. B. fehlen Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug), private Gespräche mit dem Prüfer oder das Versäumnis, rechtzeitig einen Steuerberater einzubinden, stehen ebenfalls ganz oben auf der Fehlerliste.

Vermeiden Sie all diese Fehler durch strukturierte Vorbereitung Ihrer Unterlagen, klare Ansprechpartner und – falls vorhanden – den frühzeitigen Einbezug eines Steuerberaters.

Möglichkeiten zum Einspruch und rechtliche Schritte

Falls Sie mit dem Ergebnis der Betriebsprüfung oder einem später ergangenen Steuerbescheid nicht einverstanden sind, können Sie binnen eines Monats nach Bekanntgabe schriftlich Einspruch einlegen. Das Finanzamt prüft den Fall dann erneut. Kommt es weiterhin zu keiner Einigung, steht Ihnen der Weg vor das Finanzgericht offen.

Selbst nachdem ein Kompromiss im Rahmen der Schlussbesprechung gefunden wurde, können Sie noch Einspruch einlegen, falls sich zu Ihren Gunsten neue Tatsachen ergeben. Lassen Sie sich zu diesen Schritten am besten von einem Steuerberater oder Fachanwalt begleiten.

Tipps zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung und Checkliste

Eine strukturierte und vollständige Vorbereitung ist der Schlüssel für eine reibungslose Betriebsprüfung. Sorgen Sie für geordnete Buchhaltungsunterlagen und achten Sie auf Vollständigkeit aller Belege. Prüfen Sie, ob Ihre Aufbewahrungsfristen eingehalten wurden und sämtliche Unterlagen GoBD-konform archiviert sind.

Nutzen Sie folgende Checkliste für Ihre Vorbereitung:

• Alle Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sind vollständig und ordentlich sortiert.
• Elektronische Daten sind prüfungssicher archiviert und exportierbar.
• Ansprechpartner für den Prüfer ist benannt.
• Steuerberater ist informiert und ggf. für die Prüfung eingeplant.
• Auf mögliche Branchendurchschnitte/Abweichungen ist der Steuerberater vorbereitet.
• Besondere Sachverhalte (Auslandsumsätze, Privatnutzung, Fahrtenbuch etc.) sind dokumentiert.
• Prüfungsraum ist neutral und vorbereitet.
• Fragen an den Prüfer werden möglichst schriftlich vereinbart.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt