belegFuchs Logo
belegFuchs Redaktion
09.02.2024 - Zul. bearbeitet: 09.02.2024
Eine Frau mit Brille scannt Rechnungen
Unternehmen

Rechnungen scannen und verwalten - Anforderungen & Tipps

Das Scannen und Verwalten von Rechnungen ist ein wichtiger Prozess für viele Unternehmen und Privatpersonen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen es gibt und erhalten praktische Tipps, um Ihre Rechnungen digital zu organisieren.

Warum ist das digitale Verwalten von Rechnungen wichtig?

Das digitale Verwalten von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile: es spart Platz, erleichtert den Zugriff auf Dokumente und trägt zur Vereinfachung von Buchhaltungsprozessen bei. Zudem unterstützt es die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben, indem es die Archivierung und das Wiederfinden von Belegen vereinfacht.

Anforderungen an das Scannen und Verwalten von Rechnungen

Rechtliche Rahmenbedingungen

Beim Scannen und Verwalten von Rechnungen müssen bestimmte rechtliche Anforderungen beachtet werden. Nach dem deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) müssen Geschäftsunterlagen, zu denen auch Rechnungen zählen, elektronisch so gespeichert werden, dass sie jederzeit verfügbar sind und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Das bedeutet, dass die digitalisierten Dokumente mit den Originalen übereinstimmen und nicht nachträglich veränderbar sein dürfen.

Technische Anforderungen

Um Rechnungen rechtssicher zu scannen und zu verwalten, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Scanner eine angemessene Auflösung bietet, um alle Details und Feinheiten der Rechnungen klar zu erfassen. Zudem ist es empfehlenswert, Rechnungen im PDF/A-Format zu speichern, das eine langfristige Archivierung digitaler Dokumente gewährleistet. Die Ablage und Verwaltung sollte in einer Struktur erfolgen, die ein schnelles Auffinden ermöglicht, beispielsweise durch eine klare Namensgebung und das Anlegen von Ordnerstrukturen.

Tipps zur effektiven Verwaltung digitaler Rechnungen

1. Setzen Sie auf Cloud-Speicher

Die Verwendung eines Cloud-Speicherdienstes kann die Sicherheit und den Zugriff auf Ihre digitalen Rechnungen erheblich verbessern. Cloud-Speicher bieten oft automatische Backups und ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Geräten aus. Achten Sie dabei auf die Wahl eines Anbieters, der hohe Sicherheitsstandards erfüllt und idealerweise Serverstandorte in der Europäischen Union hat, um Datenschutzanforderungen zu genügen.

2. Verwenden Sie spezialisierte Software

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für die Buchhaltung und Dokumentenverwaltung entwickelt wurden. Diese bieten oft Funktionen wie automatische Texterkennung (OCR), um den Inhalt gescannter Rechnungen auszulesen und zu kategorisieren, was die Bearbeitung und Suche nach Rechnungen erheblich vereinfacht.

3. Implementierung einer durchdachten Struktur

Eine klare und konsistente Struktur beim Abspeichern von Rechnungen ist essenziell. Entwickeln Sie ein System, dass beispielsweise nach Jahr und Monat oder nach Lieferanten sortiert ist. Verwenden Sie einheitliche Benennungen für Ihre Dateien, um die Suche nach spezifischen Dokumenten zu erleichtern.

4. Regelmäßige Überprüfungen und Updates

Technologien und Vorschriften ändern sich. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Ihre Praktiken und Werkzeuge noch dem aktuellen Stand entsprechen und passen Sie diese bei Bedarf an. Dies schließt regelmäßige Software-Updates und die Überprüfung der rechtlichen Anforderungen mit ein.

5. Sensibilisierung und Schulung

Falls Sie in einem Unternehmen tätig sind, ist es wichtig, alle Mitarbeiter, die mit dem Scannen und Verwalten von Rechnungen betraut sind, entsprechend zu schulen. Sie sollten über die rechtlichen Rahmenbedingungen, die interne Struktur und die verwendeten Technologien informiert sein.

belegFuchs LogobelegFuchs

Ihre Cloud-Buchhaltungssoftware.

belegFuchs unterstützt Sie bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten & Mahnungen, beim Erfassen der Belege, bei der Kundenverwaltung und vieles mehr.

Jetzt kostenlos testen

Fazit

Die Digitalisierung von Rechnungen ist mehr als nur eine Frage der Bequemlichkeit. Sie ist ein wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Compliance, Effizienzsteigerung und Risikominimierung in der Buchhaltung. Indem Sie die genannten Anforderungen und Tipps beherzigen, können Sie einen sicheren und effektiven Prozess für das Scannen und Verwalten Ihrer Rechnungen etablieren.

Diese Artikel könnten Ihnen auch gefallen

Ein Mann und eine Frau, die sich die Hände schütteln
Unternehmen
07.02.2024

5 Tipps, wie Sie Preise erhöhen können, ohne Kunden zu verlieren

Preiserhöhungen sind eine heikle Angelegenheit, doch mit der richtigen Strategie gelingt es.

Zwei Blätter Papier mit Statistiken und Diagrammen auf einem Tisch
Unternehmen
07.02.2024

5 Tipps, wie Sie sich als Freelancer Aufträge sichern

Als Freelancer ist es wichtig, sich regelmäßig neue Aufträge zu sichern. Wir geben Ihnen fünf wertvolle Tipps, ...

Zwei Frauen, die in einem Gespräch sind
Unternehmen
16.02.2024

6 Gründe, warum Kundenzufriedenheit so wichtig ist

Kundenzufriedenheit ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg.

Mehrere Personen sitzen an einem Konferenztisch und diskutieren
Unternehmen
16.02.2024

7 Grundregeln erfolgreicher Business-Kommunikation

Effektive Business-Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in der Geschäftswelt.

Ein Mann, der wütend auf einen Tisch klopft
Buchhaltung
12.01.2024

8 Tipps für eine effizientere Buchhaltung

Mithilfe von diesen 8 Tipps können Sie Ihre Buchhaltung effizienter gestalten und zukünftig eine Menge Zeit sp ...

Eine Gruppe von Menschen, die gemütlich in der Runde sitzen und diskutieren
Unternehmen
08.02.2024

10 Kundentypen, die jeder kennt - so meistern Sie jede Art!

Im Umgang mit Kunden begegnet Ihnen eine bunte Palette an Persönlichkeiten.

Eine überarbeitete Frau sitzt am Schreibtisch und starrt auf ihren Laptop
Allgemein
08.02.2024

10 Zeichen, dass Sie eine schlechte Work-Life-Balance haben

Eine gesunde Work-Life-Balance ist entscheidend für das Wohlbefinden. Doch oft merken wir nicht, wenn die Waag ...

Eine laufende Sanduhr auf einer Zeitung
Unternehmen
07.02.2024

ALPEN-Methode - in wenigen Schritten zum perfekten Zeitmanagement

Die ALPEN-Methode ist ein effektiver Weg, Ihr Zeitmanagement zu optimieren.

Eine Frau und ein Mann sitzen gemeinsam am Schreibtisch und arbeiten an Ihren Laptops
Unternehmen
16.02.2024

Als Einzelunternehmer die Steuererklärung abgeben - so geht's!

Einzelunternehmer zu sein bedeutet Freiheit, aber auch Verantwortung, besonders wenn es um die Steuererklärung ...

Ein Handwerker sitzt mit einer Staubschutzmaske vor seinem Laptop und schreibt eine Rechnung
Unternehmen
13.03.2024

Als Handwerker Rechnung schreiben: Tipps & Anleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Handwerker eine Rechnung schreiben und was Sie dabei beachten soll ...

Ein älterer Herr sitzt an einem Schreibtisch und hält mehrere Geldscheine in der Hand
Unternehmen
14.02.2024

Als Rentner selbstständig werden - Darauf müssen Sie achten!

Rentner und Selbstständigkeit - ein Weg, im Alter aktiv und finanziell unabhängig zu bleiben.

Ein Stift und ein Notizblock liegen auf einem Tisch
Unternehmen
07.02.2024

Anlage S in Steuererklärung: Ausfüllhilfe & Tipps

Die Anlage S ist ein wichtiger Bestandteil der Steuererklärung für Selbstständige. Hier finden Sie eine Ausfül ...

Ein Buchhalter arbeitet an einem Laptop und prüft Zahlen
Buchhaltung
12.01.2024

Anlagen und Abschreibungen: Ein Leitfaden für Unternehmer und Selbstständige

Das Thema Anlagen und Abschreibungen ist für deutsche Unternehmer und Selbstständige von großer Bedeutung.

Ein Mann arbeitet von Zuhause aus an seinem Laptop
Unternehmen
08.02.2024

Arbeiten von Zuhause - Top 11 Tipps für seriöse Heimarbeit

Die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten, ist für viele ein Traum. Die Flexibilität und die Einsparung von ...

Eine Frau sieht sich ein Blatt Papier an
Allgemein
14.02.2024

Arbeitszeugnis Formulierungen prüfen & richtig deuten

Ein Arbeitszeugnis zu entziffern, kann eine wahre Kunst sein. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die klassisc ...

Eine Frau arbeitet an einem Laptop
Unternehmen
09.02.2024

Auf Amazon verkaufen - hilfreiche Tipps, Anleitung & Vorteile

Amazon bietet eine hervorragende Plattform für Verkäufer, um ihre Produkte einem breiten Publikum vorzustellen ...

Eine Frau und ein Mann schütteln sich die Hand
Unternehmen
07.02.2024

Aufhebungsvertrag - Wissenswertes & Checkliste

Der Aufhebungsvertrag ist eine Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu beenden.

Eine Bar mit einer Theke und Getränken
Unternehmen
09.02.2024

Bar eröffnen: Voraussetzungen, Businessplan & Kosten

Eine umfassende Anleitung zur Eröffnung einer Bar: Voraussetzungen, Businessplan und Kosten, die bei der Eröff ...

Ein Mann reicht einer Frau einen Stift und ein Blatt Papier
Unternehmen
15.02.2024

Berufshaftpflichtversicherung für Freiberufler: Kosten & Bedingungen im Überblick

Die Berufshaftpflichtversicherung ist für Freiberufler unverzichtbar. Sie schützt vor finanziellen Risiken bei ...

Ein Mann telefoniert und ist sichtlich gestresst
Unternehmen
10.02.2024

Beschwerdemanagement: Definition, Ablauf & Ziele im CRM

In diesem Beitrag werden wir uns eingehend mit dem Thema Beschwerdemanagement auseinandersetzen und Ablauf ein ...