Rechnung schreiben als Webdesigner: Schritt für Schritt

Im Leben eines Webdesigners sind nicht nur kreative Designs gefragt, sondern auch administrative Aufgaben, wie das Schreiben von Rechnungen.

Dieser Artikel leitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, damit Sie als Webdesigner Ihre Arbeit korrekt und effizient abrechnen können.

Was ist beim Schreiben einer Rechnung zu beachten?

Bevor wir in die einzelnen Schritte eintauchen, ist es wichtig, einige grundlegende Aspekte zu verstehen, die beim Schreiben einer Rechnung berücksichtigt werden müssen. Jede Rechnung sollte folgende Informationen enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Dienstleisters und des Kunden
2. Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung eindeutig identifizierbar macht
3. Datum der Rechnungserstellung
4. Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen: Welche Dienste haben Sie erbracht? Beschreiben Sie diese so detailliert wie möglich.
5. Gesamtbetrag der Rechnung
6. Zahlungsfrist: Bis wann muss die Rechnung beglichen werden?
7. Zahlungsinformationen: Wie kann der Kunde bezahlen (Bankverbindung etc.)?
8. Mehrwertsteuer: Abhängig von der Rechtslage in Ihrem Land, ist es notwendig, die Mehrwertsteuer auszuweisen oder auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen.

Schritt 1: Persönliche Informationen und Rechnungsnummer

Beginnen Sie Ihre Rechnung damit, sowohl Ihre eigenen Informationen (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) als auch die des Kunden deutlich sichtbar zu platzieren. Fügen Sie anschließend eine Rechnungsnummer hinzu. Diese Nummer muss einzigartig sein und hilft Ihnen und Ihrem Kunden, die Rechnung später einfacher zu identifizieren.

Schritt 2: Datum und Aufschlüsselung der Dienstleistungen

Das Datum der Rechnungserstellung ist der Tag, an dem Sie die Rechnung an den Kunden senden. Im nächsten Schritt führen Sie alle Dienstleistungen auf, die Sie erbracht haben, sowie die entsprechenden Preise. Seien Sie so präzise wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 3: Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer

Addieren Sie alle Einzelbeträge, um den Gesamtbetrag Ihrer Rechnung zu erhalten. Wenn Sie zur Mehrwertsteuer verpflichtet sind, müssen Sie diesen Betrag korrekt berechnen und ausweisen. Falls Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen und keine Mehrwertsteuer erheben, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Hinweis auf die Rechnung zu setzen, um Klarheit zu schaffen.

Schritt 4: Zahlungsfrist und -information

Legen Sie fest, innerhalb welcher Frist der Kunde die Rechnung begleichen soll. 14 bis 30 Tage sind hier übliche Fristen. Geben Sie außerdem an, wie der Kunde den Betrag überweisen kann. Dazu gehören normalerweise Bankverbindung oder die Möglichkeit einer Online-Zahlung.

Schritt 5: Dank und Hinweis auf gesetzliche Pflichten

Es ist eine freundliche Geste, sich am Ende der Rechnung für die Zusammenarbeit zu bedanken. Außerdem sollten Sie darauf hinweisen, dass es sich um eine rechtsverbindliche Forderung handelt, und ggf. die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist erwähnen.

Häufige Fehler vermeiden

• Unvollständige Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle oben genannten Punkte in Ihrer Rechnung enthalten sind.
• Fehlerhafte Berechnung: Überprüfen Sie alle Beträge doppelt, um Fehler bei der Gesamtsumme zu vermeiden.
• Unspezifische Leistungsbeschreibung: Je detaillierter Ihre Dienstleistungen beschrieben sind, desto weniger Rückfragen werden seitens des Kunden aufkommen.

Das Schreiben einer Rechnung als Webdesigner muss keine komplizierte Aufgabe sein. Wenn Sie diesen Schritten folgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen korrekt, professionell und rechtzeitig versendet werden.