Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Begriff im deutschen Steuerrecht, der die zusätzlichen Kosten für Verpflegung bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten beschreibt. Wenn Sie aus beruflichen Gründen reisen und dadurch höhere Ausgaben für Mahlzeiten haben, können Sie diese Mehrkosten steuerlich geltend machen. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige und Freiberufler.
Die steuerliche Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands soll die finanziellen Belastungen ausgleichen, die durch höhere Verpflegungskosten während Dienstreisen entstehen. Da Sie sich nicht wie gewohnt kostengünstig zu Hause verpflegen können, entstehen oft zusätzliche Ausgaben, die das Finanzamt durch Pauschbeträge anerkennt.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie beruflich bedingt außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Dabei geht es um die Mehrkosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen, die über die üblichen Verpflegungskosten hinausgehen.
Diese Mehraufwendungen können steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Statt der tatsächlichen Kosten können Sie Pauschbeträge nutzen, die das Finanzamt ohne Einzelnachweis anerkennt. Dadurch wird die Abrechnung vereinfacht und Sie müssen keine Belege für einzelne Mahlzeiten sammeln.
Gesetzliche Grundlagen
Einkommensteuergesetz und Verpflegungsmehraufwand
Die rechtliche Grundlage für den Verpflegungsmehraufwand findet sich im Einkommensteuergesetz (EStG). Hier sind die Regelungen festgelegt, unter welchen Bedingungen und in welcher Höhe Sie die Mehraufwendungen steuerlich absetzen können. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen, wobei die Grundsätze für beide Gruppen ähnlich sind.
Aktuelle Pauschbeträge
Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden regelmäßig angepasst. Aktuell gelten für Reisen innerhalb Deutschlands folgende Sätze:
| Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag |
|---|---|
| Mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden | 14 Euro |
| 24 Stunden (ganztägige Abwesenheit) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise | 14 Euro |
Diese Pauschalen erleichtern die steuerliche Abrechnung erheblich, da Sie nicht jeden Beleg einzeln nachweisen müssen.
Voraussetzungen für die Geltendmachung
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit
Um den Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen, muss eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen. Das bedeutet, dass Sie Ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen und an einem anderen Ort arbeiten. Beispiele hierfür sind Dienstreisen, Messebesuche oder vorübergehende Projekteinsätze.
Mindestabwesenheitszeiten
Entscheidend ist auch die Mindestabwesenheitszeit von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte. Für eintägige Reisen müssen Sie mehr als 8 Stunden abwesend sein, um den Pauschbetrag von 14 Euro ansetzen zu können. Bei mehrtägigen Reisen können Sie für jeden vollen Abwesenheitstag den höheren Pauschbetrag von 28 Euro geltend machen.
Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland
Inlandspauschalen
Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten die bereits genannten Pauschbeträge. Unabhängig davon, in welcher Stadt oder Region Sie sich aufhalten, können Sie die festen Sätze nutzen. Dies vereinfacht die Abrechnung und sorgt für Transparenz.
Auslandspauschalen
Bei Auslandsreisen variieren die Lebenshaltungskosten stark von Land zu Land. Daher hat das Bundesfinanzministerium spezielle Auslandspauschalen festgelegt, die diese Unterschiede berücksichtigen. Die aktuellen Sätze werden jährlich veröffentlicht und können für jedes Reiseland angewendet werden.
Berechnung des Verpflegungsmehraufwands
Eintägige Dienstreisen
Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung können Sie den Pauschbetrag von 14 Euro ansetzen, wenn Sie mehr als 8 Stunden abwesend sind. Die genaue Dauer der Abwesenheit müssen Sie dokumentieren, um im Falle einer Prüfung die Voraussetzungen nachweisen zu können.
Mehrtägige Dienstreisen
Für mehrtägige Dienstreisen gelten höhere Pauschbeträge. Für jeden vollen Abwesenheitstag von 24 Stunden können Sie 28 Euro ansetzen. An- und Abreisetage werden mit jeweils 14 Euro berücksichtigt, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen.
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands bei gestellter Verpflegung
Arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen während der Reise Mahlzeiten stellt, müssen Sie den Verpflegungsmehraufwand entsprechend kürzen. Für ein Frühstück sind 20 % und für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % des vollen Pauschbetrags von 28 Euro abzuziehen.
Verpflegung durch Dritte
Auch wenn Sie von Dritten, etwa Kunden oder Geschäftspartnern, unentgeltlich verpflegt werden, ist eine Kürzung erforderlich. Es zählt nicht, wer die Mahlzeit bereitstellt, entscheidend ist, dass Ihnen dadurch keine Kosten entstehen.
Abrechnung und Nachweispflichten
Belegpflicht und Dokumentation
Obwohl die Pauschalen ohne Einzelnachweis genutzt werden können, sind Sie verpflichtet, Ihre Reisen und Abwesenheitszeiten genau zu dokumentieren. Dazu zählen Reisekostenabrechnungen, Dienstreiseanträge oder Kalendereinträge. Diese Unterlagen dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Steuerliche Behandlung in der Einkommensteuererklärung
Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung in der Anlage N (für Arbeitnehmer) oder S beziehungsweise G (für Selbstständige) als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ein. Wenn Ihr Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei erstattet hat, dürfen Sie diese nicht nochmal in der Steuererklärung ansetzen.
Besonderheiten für Selbstständige und Freiberufler
Betriebsausgabenabzug
Selbstständige und Freiberufler können den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben geltend machen. Die gleichen Pauschalen und Voraussetzungen wie bei Arbeitnehmern gelten auch hier. Es ist wichtig, die Auswärtstätigkeit und Abwesenheitszeiten sorgfältig zu dokumentieren.
Pauschalen vs. tatsächliche Kosten
In der Regel werden die Pauschalen genutzt, da sie die Abrechnung erleichtern. Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten ist nur in Ausnahmefällen möglich und muss detailliert nachgewiesen werden. Dies ist jedoch mit einem höheren Aufwand verbunden und lohnt sich meist nicht.
Tipps zur optimalen Nutzung
Steuerliche Vorteile maximieren
- Sorgfältige Dokumentation: Führen Sie ein genaues Fahrtenbuch oder eine Reisekostenabrechnung, um alle relevanten Daten zu erfassen.
- Rechtzeitige Abrechnung: Reichen Sie Ihre Reisekosten zeitnah ein, um den Überblick zu behalten und Fristen einzuhalten.
- Kenntnis der Pauschalen: Informieren Sie sich regelmäßig über die aktuellen Pauschbeträge, insbesondere bei Auslandsreisen.
Häufige Fehler vermeiden
- Falsche Abwesenheitszeiten: Achten Sie darauf, die Mindestabwesenheitszeiten einzuhalten und korrekt zu dokumentieren.
- Nicht vorgenommene Kürzungen: Vergessen Sie nicht, den Verpflegungsmehraufwand bei gestellten Mahlzeiten entsprechend zu kürzen.
- Doppelte Ansetzung: Haben Sie Erstattungen vom Arbeitgeber erhalten, dürfen Sie diese nicht nochmals in der Steuererklärung angeben.
Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge
Der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand ist in der Regel auch sozialversicherungsfrei. Das bedeutet, dass keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung anfallen. Dies gilt jedoch nur, wenn die Pauschalen nicht überschritten werden und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
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Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Verpflegungskosten bei beruflich bedingten Reisen steuerlich geltend zu machen. Durch die Nutzung der Pauschbeträge wird die Abrechnung vereinfacht und Sie können ohne großen Aufwand Ihre Steuerlast reduzieren. Eine gewissenhafte Dokumentation und Kenntnis der gesetzlichen Regelungen sind dabei entscheidend.
Häufig gestellte Fragen
Nein, die Mindestabwesenheitszeit beträgt 8 Stunden. Bei kürzeren Abwesenheiten besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
